Regras/conselhos elementares para a criação de apresentações electrónicas
- Tem sempre presente que o mais importante numa apresentação não são os meios ou recursos, mas antes a mensagem a ser transmitida bem como o público ao qual esta se dirige (público-alvo);
- Mesmo para apresentações informais obteremos melhores resultados se disponibilizarmos tempo para:
- Definir o objectivo e reflectir sobre as necessidades de informação da audiência. O público-alvo é a questão central, é o que decide o detalhe da apresentação, a linguagem a utilizar e o aspecto gráfico;
- Esboçar um sumário, um plano geral e algumas notas (tudo de forma informal);
- Organizar a mensagem a ser transmitida em torno de pontos-chave de forma a obter uma apresentação simples e fácil de acompanhar.
- A duração da apresentação deve ser, regra geral, curta. A atenção da audiência não consegue ser mantida, em média, por mais de 25 minutos;
- Usar letras de tamanhos grandes (16/18 pontos ou maior). Mas, letras maiores que 40/42 pontos dificultam a comunicação, pois o ouvinte fica mais atraído pelo carácter do que pelo conteúdo;
- Não utilizar mais de dois tipos de letras na apresentação;
- Deve utilizar-se o mesmo tipo de letra para os títulos e sempre com o mesmo estilo.
- Estes devem ser cuidadosamente redigidos, evitando a repetição de palavras;
- A mistura de atributos de texto (bold, itálico, sublinhado, etc.) também dificultam a leitura;
- No máximo devem ser utilizadas 8/10 linhas de texto por diapositivo;
- Todos os “diapositivos” que compõem uma apresentação devem ter um “Layout” ou formato idêntico.
- A persuasão do apresentador aumenta significativamente quando são utilizados elementos gráficos;
- Imagem e cor poderão facilitar a compreensão da audiência e a retenção da informação apresentada. No entanto o equilíbrio entre o texto e os grafismos ou ilustrações é fundamental;
- Usar apenas imagens e gráficos como suporte à sua mensagem.
- Evite imagens ou gráficos como fundo, só dificultam a leitura do texto.
- Não abuse do uso de tabelas, principalmente com muitas estatísticas. É preferível construir uma ficha técnica a distribuir pela audiência.
- Evite usar transições entre diapositivos e quanto a animações, reduza o seu uso ao mínimo.
Antes da Apresentação:
- Faça uma revisão completa aos diapositivos, eliminando gralhas, erros de escrita, frases menos claras, etc.
- Se possível faça uma apresentação prévia a alguém com sentido crítico - Se a pessoa não receber a mensagem o mesmo acontecerá com a audiência final.
- Se necessário proceda ainda a melhoramentos, não se acomode.
Durante a apresentação:
- Comece por informar de forma clara o assunto, fazendo um breve resumo dos pontos-chave da apresentação;
- Não desperdice tempo excessivo com preliminares; dois minutos, serão suficientes para introduzir o assunto;
- Não se limite a ler o que está no ecrã;
- Não se sinta obrigado a justificar cada afirmação. Poderá fazê-lo, se for questionado, no final na apresentação;
- Mantenha as conclusões breves. Não recapitule todos os pontos da apresentação. Destaque apenas os pontos principais que a audiência deverá reter.
- Construa um diapositivo com informação que interesse à audiência (Ex: e-mail, página web, moradas, etc) e deixe-o projectado durante o período de Questões & Respostas.
- Se tiver que disponibilizar cópias da apresentação, resumos, fichas técnicas ou outros documentos não o faça no inicio da apresentação.
Quando se procura realizar uma apresentação há que ter ainda em conta alguns aspectos relacionados com os recursos e o local da apresentação:
- Devemos ter em conta o tamanho da sala onde se projecta;
- Se do fundo da sala se vê nitidamente o diapositivo, a iluminação, etc.
- Coloque-se a cerca de 1.80m do seu monitor, se não conseguir ler, então a audiência também terá dificuldades…
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